會(huì)議是組織生活的一項(xiàng)重要活動(dòng)。作為一種企業(yè)管理溝通方式，會(huì)議非常重要。它為領(lǐng)導(dǎo)者提供了傳播愿景、制定戰(zhàn)略計(jì)劃，以及制定威脅和機(jī)會(huì)應(yīng)對(duì)計(jì)劃的機(jī)制。會(huì)議還有助于集思廣益，并提高員工的參與度。
在組織內(nèi)部，會(huì)議對(duì)員工社會(huì)化、員工關(guān)系建設(shè)，以及文化的形成起到了巨大作用。會(huì)議除了能探討亟待解決的議題之外，還可加強(qiáng)正式或非正式的報(bào)告結(jié)構(gòu)，提供有關(guān)組織價(jià)值、權(quán)力傳遞等的線索。就成本而言，沒(méi)有免費(fèi)的會(huì)議。將一位CEO和幾位副總裁聚到一起幾個(gè)小時(shí)，可能會(huì)耗資數(shù)萬(wàn)美元。然而，與那些有價(jià)值、富有成效的會(huì)議相比，有太多的會(huì)議是在浪費(fèi)時(shí)間。
人們實(shí)際花在會(huì)議上的時(shí)間有多少?員工有沒(méi)有被過(guò)多的會(huì)議折騰得焦頭爛額?在員工眼中，他們花在會(huì)議上的時(shí)間到底有多浪費(fèi)?企業(yè)怎樣才能更好地利用會(huì)議時(shí)間?
一、要花多少時(shí)間
據(jù)招聘網(wǎng)調(diào)研團(tuán)隊(duì)保守估計(jì)，普通員工每周花在例行會(huì)議上的時(shí)間大約是6小時(shí)，管理人員花的時(shí)間比普通員工多。據(jù)估計(jì)，高級(jí)經(jīng)理每周參加會(huì)議的時(shí)間大約是23小時(shí)。一般來(lái)講，大型組織的員工參加的會(huì)議比小型組織的多。很少有跡象表明，會(huì)議的數(shù)量在趨向穩(wěn)定，或者有所減少。有研究顯示，從20世紀(jì)60年代到80年代，普通經(jīng)理參加的會(huì)議的數(shù)量翻了一番。一項(xiàng)針對(duì)1，900名企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的調(diào)查表明，72%的人認(rèn)為花在會(huì)議上的時(shí)間比過(guò)去5年增加了;49%的人預(yù)計(jì)將來(lái)花在會(huì)議上的時(shí)間會(huì)增加。會(huì)議的數(shù)量不是在減，而是在加。
在很大程度上，會(huì)議時(shí)間的增加是由于現(xiàn)在組織本身的變化造成的。如今的組織變得比以往任何時(shí)候都更為扁平，層級(jí)當(dāng)然也更少了。他們的團(tuán)隊(duì)采用自我管理，企業(yè)傾向于向下面的員工充分授權(quán)，追求改進(jìn)�；趩T工擁有組織所需的重要信息和其他資源的假設(shè)，即通過(guò)員工之間的互動(dòng)可以激發(fā)重要思想和創(chuàng)新理念，會(huì)議通常被當(dāng)作一種溝通媒介。
有多不堪負(fù)荷， 可能有人會(huì)認(rèn)為，花太多的時(shí)間參加會(huì)議，會(huì)影響員工的士氣。然而，研究人員發(fā)現(xiàn)，人們參加會(huì)議的情況(參加會(huì)議的數(shù)量和時(shí)間)與工作滿意度之間沒(méi)有直接關(guān)系。另外，他們發(fā)現(xiàn)，參加會(huì)議的需要與工作滿意度之間的關(guān)系取決于個(gè)人的“上進(jìn)心”。有實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)強(qiáng)烈愿望的人，隨著所參加會(huì)議數(shù)量的增加，工作滿意度會(huì)降低;目標(biāo)感不強(qiáng)的人，實(shí)際上渴望參加更多的會(huì)議。
就質(zhì)量而言，被認(rèn)為效率低下的會(huì)議，對(duì)員工在工作日結(jié)束時(shí)的感覺(jué)及其總體工作滿意度有很大的負(fù)面影響。有三項(xiàng)不同的研究表明，對(duì)工作滿意度影響最大的因素，是人們對(duì)所參加會(huì)議效果的感覺(jué)。如果會(huì)議的時(shí)間延長(zhǎng)，負(fù)面感覺(jué)會(huì)加劇。如果一個(gè)員工參加的是一個(gè)亂糟糟的會(huì)議，他會(huì)感到壓抑，會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生不滿，會(huì)更想離開(kāi)。
二、真那么糟糕嗎
當(dāng)我們告訴一名普通的企業(yè)員工或領(lǐng)導(dǎo)者，我們正在做會(huì)議研究時(shí)，許多人都有一種所謂的“會(huì)議地獄”的感嘆。我們收集到的一些數(shù)據(jù)與我們碰到的上述情況是一致的，即超過(guò)半數(shù)的被調(diào)查人員表示，他們會(huì)公開(kāi)抱怨會(huì)議。然而，“會(huì)議抱怨一族”中的多數(shù)人都承認(rèn)，事實(shí)上會(huì)議并沒(méi)有像他們說(shuō)的那么糟糕。
當(dāng)從會(huì)議效果的角度去了解會(huì)議的總體情況，絕大多數(shù)人的回答都是正面的—大約17%的人認(rèn)為很好和非常好，42%的人認(rèn)為好，25%的人認(rèn)為不好也不壞，只有15%的人認(rèn)為不好或很糟糕。當(dāng)被問(wèn)及最近一次會(huì)議的效果時(shí)，做正面回答的就更多了—36%的人認(rèn)為很好和非常好，33%的人認(rèn)為好，16%的人認(rèn)為不好也不壞，16%的人認(rèn)為不好或很糟糕。對(duì)最近一次會(huì)議做出正面評(píng)價(jià)的員工中，超過(guò)半數(shù)的人認(rèn)為，他們從會(huì)議中看到了改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
