小額貸款公司檔案管理制度
貸后管理可以分為檔案管理、跟蹤檢查、年審、動態(tài)管理等業(yè)務(wù)類型，其中檔案管理工作貫穿信貸業(yè)務(wù)始終，是保證信貸業(yè)務(wù)制度化、規(guī)范化，信貸資產(chǎn)安全性的基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)信貸檔案管理，做到妥善歸檔、資料完整，可以有效防范信貸風(fēng)險。實務(wù)中，制度化的信貸業(yè)務(wù)檔案管理，不僅可以在理念上面向核心業(yè)務(wù)，保護(hù)企業(yè)資信權(quán)益，樹立和傳承企業(yè)文化，更可以在架構(gòu)上適應(yīng)小貸公司業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)管理技術(shù)創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息效用，完善信貸業(yè)務(wù)流程。
一、概念解析
信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，檔案資料有紙質(zhì)、實物、圖文印象等多樣化存在，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍。
按照是否具備法律要素可以分為法律要件檔案和業(yè)務(wù)管理檔案兩類：
1法律要素檔案
法律要件檔案是約定雙方權(quán)利義務(wù)的各類合約和收執(zhí)以備主張權(quán)利所需的各種憑證依據(jù)。主要是合同書、重要物權(quán)和權(quán)利憑證、證明書、通知書、申請書、承諾書 等。
(1)初步接觸階段：企業(yè)提交的各類主體資質(zhì)證明文件和填寫的貸款擔(dān)保申請書;
(2)調(diào)查評審階段：調(diào)查評審協(xié)議和企業(yè)提交的相關(guān)業(yè)務(wù)、財務(wù)證明文件;
(3)擔(dān)保階段：擔(dān)保流程審批文件、擔(dān)保協(xié)議、各類反擔(dān)保合同及其附件等、記錄和合約簽署行為真實合法的證明資料;與銀行簽署的保證合同和放款憑證等;應(yīng)當(dāng)收執(zhí)的各項物權(quán)、權(quán)利憑證以及承諾書等;
(4)監(jiān)控階段：新增和變更權(quán)利義務(wù)的相關(guān)合約文本和輔助資料等，有利于保證公司權(quán)益的新證據(jù)。
2業(yè)務(wù)管理檔案
業(yè)務(wù)管理檔案是記錄反映業(yè)務(wù)過程的各種報告、記錄、說明、表格等圖文資料。包括調(diào)查報告、評估報告、檢查報告，統(tǒng)計、記錄、情況說明等。
(1)初步接觸階段：擔(dān)保申請企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)章程、企業(yè)情況介紹等原件和復(fù)印件，企業(yè)上年度年報、上月月報等;(注重合法性細(xì)節(jié))
(2)調(diào)查評審階段：申請企業(yè)具體的資金需要用途、還款計劃、項目可行性分析、調(diào)查評審報告及其附件、各種價值評估報告;(注重真實性細(xì)節(jié))
(3)擔(dān)保期間：保后監(jiān)控檢查報告、企業(yè)補(bǔ)充的其他相關(guān)資料等。
二、信貸檔案管理
信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。
1信貸檔案管理原則首先，信貸檔案管理應(yīng)該遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人專管”的主要原則，所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對本公司所有檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案管理辦法和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。所謂專人專管，安排專人負(fù)責(zé)管理。
其次，信貸檔案管理還應(yīng)遵循以下原則：
(一)真實性原則。
借款人的證件應(yīng)該真實有效;信貸檔案材料原則上應(yīng)為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對只能收集復(fù)印件的重要檔案，收集人員與原件核對后，在加蓋客戶公章的復(fù)印件上注明“與原件核對一致”并簽章確認(rèn)。如：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法人代表身份證明等;
(二)完整性原則。
完整記錄信貸業(yè)務(wù)流程，有利于明確信 貸經(jīng)營責(zé)任和信貸管理責(zé)任;維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：
1、從數(shù)量上要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。保證借款申請書、合同、協(xié)議、承諾書、征信查詢報告、資信調(diào)查表、授權(quán)書、身份核實證明、審批表、相關(guān)復(fù)印件等資料齊全;
2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，檔案資料上的要素填寫要完整、規(guī)范;相關(guān)人員要全部簽章;資信調(diào)查表信息與評級表信息要銜接，符合邏輯;
(三)時間性原則。
1、及時性原則。整個信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時更新，按時歸檔;
2、順序性順序。資料時間順序應(yīng)嚴(yán)格按照：資信調(diào)查表→授信評級審批表→征信查詢報告→相關(guān)合同文本→借據(jù)→貸后跟蹤檢查表→年審表→ 催收回執(zhí)，若發(fā)現(xiàn)上述資料日期未按時間順序的，屬逆程序操作。
(四)保密性原則。
對涉及國家機(jī)密、公司和客戶商業(yè)機(jī)密的信貸檔案均須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
(五)安全性原則。
在信貸檔案管理過程中，要力求保證檔案本身不受損壞，保證檔案管理物質(zhì)安全，延長檔案壽命。此外，要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
2管理部門在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由風(fēng)險管理部指定專(兼)職信貸檔案管理人員負(fù)責(zé)信貸檔案管理，并負(fù)責(zé)本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交綜合管理部歸檔。3檔案管理流程
步驟1、移交歸檔
(1)各類信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在放貸時由信貸業(yè)務(wù)員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交風(fēng)險部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務(wù)部留存，一份隨資料進(jìn)入檔案。
(2)對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應(yīng)于次月10日前，將上月執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案整理完畢，移交綜合管理部。
步驟2、整理立卷
每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時將信貸檔案材料向風(fēng)險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，風(fēng)險部對本公司執(zhí)行中信貸業(yè)務(wù)檔案集中管理，貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案材料，風(fēng)險管理部在規(guī)定的時間內(nèi)整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。
信貸檔案的整理立卷要求如下：
(1)信貸檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進(jìn)行排列。
(2)每個案卷，均應(yīng)編制《信貸檔案卷內(nèi)目錄》(見附件2)。
(3)將案卷按照“信貸項目?客戶?信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進(jìn)行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然后區(qū)分不同的客戶，再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進(jìn)行排列。
(4)按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目：
① 合同編號。
② 項目類別。
③ 客戶名稱。小企業(yè)類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。
立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，信貸檔案管理員應(yīng)隨時進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負(fù)責(zé)。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補(bǔ)齊。因特殊情況不能補(bǔ)齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。
步驟3、清退銷毀
對于保管期滿的信貸檔案，應(yīng)由綜合管理部、風(fēng)險管理部、信貸業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的信貸檔案，應(yīng)經(jīng)分管副總簽批后方可銷毀;對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管二年以上，確無保存價值時方可進(jìn)行銷毀。
注意各類信貸檔案的管理期限有所差別，大體分為貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前后二種。各類信貸檔案的保管期限如下：
1、正在執(zhí)行中的小企業(yè)流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應(yīng)按照五級分類管理辦法及時調(diào)整進(jìn)行管理。
2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的信貸檔案的保管期限為3年(從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算)。
步驟4、檔案借閱
辦理檔案借閱時，應(yīng)嚴(yán)格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負(fù)責(zé)登記借閱人員姓名、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。
1、公司內(nèi)部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)風(fēng)險部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱人出具借條，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。
2、公司外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。查閱時，本公司人員在場陪同，嚴(yán)禁將原件借出。
五、企業(yè)自查
小貸公司可以本章的內(nèi)容完成自檢、完善和新舊標(biāo)準(zhǔn)對接工作。具體說來，根據(jù)規(guī)范要求自行對照檢查，找出差距和不足;按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自我完善;在適當(dāng)時候，由檔案行政管理部門實施效果的認(rèn)證(或評估、認(rèn)定)辦法。
附件1信貸檔案的歸檔范圍
基本材料
1.營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團(tuán)體等機(jī)構(gòu)證明(復(fù)印件)
2.法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托證明書(原件或復(fù)印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)
3.法人(組織機(jī)構(gòu))代碼證(復(fù)印件)、稅務(wù)登記證明(復(fù)印件)、生產(chǎn)經(jīng)營許可證(復(fù)印件)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書(復(fù)印件)等
4.貸款卡(證)(復(fù)印件)、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認(rèn)定書
5.公司合同或章程(復(fù)印件)、成立文件
6.會計事務(wù)所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細(xì)材料
7.客戶近3年及近期的財務(wù)報告(原件或復(fù)印件)，以及有權(quán)部門對年度財務(wù)報表的審查證明、
8.信貸業(yè)務(wù)申報書
9.開戶證明(復(fù)印件)
10.有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件(復(fù)印件)
13.信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類認(rèn)定工作底稿和客戶背景材料
14.與本公司簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議
15.企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制(全套材料)、更名等文件
16.企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料
17.建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書(復(fù)印件)、資質(zhì)等級證書(復(fù)印件)、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證(復(fù)印件)
18.房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書(復(fù)印件)、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程開工許可證、商品房(預(yù))銷售許可證(如有)
21.信貸業(yè)務(wù)申請書及附件(原件)，有效的商品購銷合同
22.董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)
23.第三方提供保證所需文件：
(1)同意保證意向書(原件)
(2)董事會同意提供擔(dān)保的決議或具有同等效力的證明(原件)
(3)保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、 法定代表人身份證明(原件或復(fù)印件)、簽字樣本(原件)、 法人組織機(jī)構(gòu)代碼證(復(fù)印件)、 貸款證(卡)(復(fù)印件)、 公司合同或章程(復(fù)印件)、 客戶近3年及近期財會報告(原件或復(fù)印件)、 有權(quán)部門批準(zhǔn)成立事業(yè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件(復(fù)印件)、 擔(dān)保評價報告(原件)、履行保證責(zé)任通知書
24.抵押或質(zhì)押方式所需文件：
(1)同意抵、質(zhì)押意向書(原件)
(2)抵押(質(zhì))物評估報告(原件)
(3)評估單位資格證明(復(fù)印件)
(4)抵押物(質(zhì)物)權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證(復(fù)印件)
(5)有處分權(quán)人同意抵押(質(zhì)押)的證明文件，包括：董事會同意抵(質(zhì))押的決議或具有同等效力的證明(原件)、 第三人同意提供抵(質(zhì))押的書面申明(原件)、 全體共有人同意抵(質(zhì))押的證明(原件)、 海關(guān)同意抵(質(zhì))押的聲明等(原件)、 國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明(原件)、其它有權(quán)機(jī)構(gòu)同意抵(質(zhì))押的證明(原件)
(6)抵(質(zhì))押人有關(guān)身份證明(原件或復(fù)印件)
(7)抵(質(zhì))押物保險單據(jù)(原件或復(fù)印件)
(8)抵(質(zhì))押登記證明(原件)
(9)質(zhì)物不予掛失的登記證明(原件)
25.信貸業(yè)務(wù)評價報告(原件)
26.信貸審批決策文件(原件)
27.各類信貸合同(原件)
28.各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同(原件)
29.核定貸款指標(biāo)通知單(放款通知書)
30.貸款轉(zhuǎn)存憑證(提款通知單)
31.信貸業(yè)務(wù)發(fā)放(辦理)后至回收期間
(1)歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告(原件)
(2)提前還款申請書
(3)調(diào)整利率通知書
(4)信貸到期通知書
(5)提前歸還貸款通知書
(6)催收利息通知書
(7)逾期貸款(墊款)催收通知書及回執(zhí)
(8)貸款展期申請書及調(diào)查評價報告(原件)
(9)展期還款協(xié)議書及擔(dān)保文件(原件)
(10)貸款還款憑證.
(11)不良資產(chǎn)化解專題報告(原件)
(12)擔(dān)保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書(原件)
(13)起訴通知書回執(zhí)(原件)
(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強(qiáng)制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料
(15)還款記錄、收回本息結(jié)清憑證(復(fù)印件)
(16)其他需要歸檔的材料
33.企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告
34.有權(quán)部門下達(dá)的下年度投資框架計劃或建設(shè)單位提出的下年度投資建議計劃(復(fù)印件)
35.設(shè)備、材料訂貨合同清單
二、保證業(yè)務(wù)另需材料
1.交存保證金的會計憑證(原件)
2.出具保函協(xié)議書(原件)
3.反擔(dān)保函
4.墊款通知單
5.收回并注銷的保函(原件)
6.企業(yè)存款帳戶對賬單(復(fù)印件)
7.其它有關(guān)材料如投標(biāo)須知、中標(biāo)通知、邀請投標(biāo)通知等
