合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。
其主要內容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。
為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定合同檔案管理制度。
公司檔案管理制度的優(yōu)缺點
合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個獨有的特點。
突出的依據憑證性
依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果。由于具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經營者、管理部門以及檔案工作者的重視。
形式與內容的規(guī)范性程序較高
合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。
在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發(fā)生的“證據滅失”問題，原因正是對合同形式與內容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。
時效性強
時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律后果�！逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說時效性特征貫穿于合同始終。
基本原則
1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。
2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。
