想把一個企業(yè)管好，首當(dāng)其沖的，是把崗位管理好。崗位管理是一個復(fù)雜的體系，其中最基礎(chǔ)的手段，就是對崗位進(jìn)行文字性的界定和說明。正如世界上沒有兩片完全相同的樹葉，不同的企業(yè)中，其崗位職責(zé)、崗位要求也可能因為企業(yè)規(guī)模不同而出現(xiàn)較大差異。很多企業(yè)為了節(jié)約成本，盲目照搬其他公司的崗位說明書，結(jié)果照著崗位說明書招聘來的人，跟本公司并不合拍。
原則
崗位設(shè)置的數(shù)目應(yīng)符合最低數(shù)量原則
對崗位的設(shè)置不要太多，崗位數(shù)量要盡可能的少，這樣做的目的是使所有的工作盡可能的集中，不要特別分散。從經(jīng)濟(jì)角度來說，不必花很多人工費。每一個人、每一個崗位的工作人員都應(yīng)該承擔(dān)很多責(zé)任。
所有崗位要求實現(xiàn)最有效的配合
崗位設(shè)置的時候，對承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行劃分。一般區(qū)分為主責(zé)、部分和支持三類，這樣來確定配合關(guān)系。主責(zé)是指某一個人所負(fù)的主要責(zé)任;部分指只負(fù)一部分責(zé)任;支持是指責(zé)任很輕，只協(xié)助他人。每個人的主責(zé)、部分和支持一定要劃清楚。
每個崗位能否在企業(yè)組織中發(fā)揮最積極的作用
每個崗位是不是在整個企業(yè)組織中能夠發(fā)揮最積極的作用。崗位在組織設(shè)置里面，應(yīng)該使它發(fā)揮最大作用。每一個崗位都要有相應(yīng)的主責(zé)，然后有部分或者支持性工作。
每個崗位與其他崗位的關(guān)系是否協(xié)調(diào)
“是否協(xié)調(diào)”是指崗位之間的責(zé)任不交叉、沒有空白。避免某一個責(zé)任張同志是主責(zé)，李同志也是主責(zé)，兩個人分不清到底誰是主責(zé)，出了事誰負(fù)主要責(zé)任，在工作中誰主動。一項職能沒有人負(fù)主責(zé)，就是崗位職責(zé)出現(xiàn)了空白。
崗位設(shè)置是否符合經(jīng)濟(jì)、科學(xué)和系統(tǒng)化的原則
如果崗位設(shè)置得特別多，參與這項工作的人就多，企業(yè)支付的費用就多，這不符合經(jīng)濟(jì)化原則。如果崗位設(shè)置過少，可能某一個事情沒有人管，或者某一個崗位的員工負(fù)擔(dān)特別重而產(chǎn)生怨氣，這項工作就做不好。所以要體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)化原則，也要符合科學(xué)原理。
編制
崗位設(shè)置表是崗位設(shè)置工作的書面成果，是企業(yè)規(guī)范化管理的一個正式的、重要的文件。崗位設(shè)置表通常有部門職位設(shè)置表和公司崗位設(shè)置總表兩種形式。
部門職位設(shè)置表
按照各個部門、各個單位的職位分別做的表稱為部門職位設(shè)置表。這種表主要是介紹部門內(nèi)有幾個崗位、工作職責(zé)等，每個部門一張表。企業(yè)下屬單位，例如中心或者實驗室也要單獨一張表。如果是地區(qū)公司或者分公司，可能跟總公司一樣要有兩個層次：一個層次就是分公司的領(lǐng)導(dǎo)要有一張表;另外分公司各個部門要有一張表。
公司崗位設(shè)置總表
總表包括三個欄目：
崗位編號
規(guī)范化管理中，文件前面都有一個英文字母。例如崗位設(shè)置用G，G后面的數(shù)字表示一個部門，假如公司有11個部門，分別用G—1、G—2等表示，分別表示企管部、生產(chǎn)部等。如果是第一個部門的第一個崗位就叫1001，第二個是1002等。這樣編的好處是：實現(xiàn)計算機(jī)化、信息化管理的時候比較方便。
崗位部門
每家企業(yè)都由若干個部門組成，不同的崗位也分別隸屬于各個部門。例如生產(chǎn)管理員這個崗位就隸屬于生產(chǎn)部。
崗位名稱
首先確定稱呼方法，例如公司的最高領(lǐng)導(dǎo)有的叫總裁，有的則叫總經(jīng)理等等。各部門的領(lǐng)導(dǎo)有的叫部長，有的叫經(jīng)理。部長或者經(jīng)理之下有的單位叫主管，有的單位叫專員。科員里面能承擔(dān)一定責(zé)任的、級別相對高一點的叫主任科員，承擔(dān)一般責(zé)任的可能叫做員工管理員、培訓(xùn)員等。這樣就把公司的所有崗位的名稱統(tǒng)一起來，列在崗位設(shè)置表里。
內(nèi)容
一般來說，崗位說明書至少應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾方面的內(nèi)容：在這個崗位上的員工，需要完成哪些任務(wù)(What)、工作任務(wù)應(yīng)該在什么時候完成(When)、工作任務(wù)應(yīng)該在什么地點完成(Where)、員工可以通過什么途徑、運用何種方法完成任務(wù)(How)、為什么這項工作會提出這些要求(Why)、能夠勝任該崗位的員工應(yīng)該具備哪些資質(zhì)(What)。
崗位說明書至少可以發(fā)揮四個方面的作用：首先，崗位說明書清晰地列出了員工的職責(zé)范圍，在年初的時候，看看自己的崗位說明書，就可以大致了解一年的工作目標(biāo);第二，崗位說明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高;第三，崗位說明書令上下級關(guān)系一目了然：誰向你匯報，你又向誰匯報?第四，崗位說明書還有利于上級主管對員工進(jìn)行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現(xiàn)，都可以參考崗位說明書的要求。一般來說，員工及其上級主管都必須在員工的崗位說明書上簽字，表明雙方都認(rèn)可說明書的各項條款，這其實就是上下級的溝通過程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。
流程
一份科學(xué)的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：
1、在開展編寫工作之前，人力資源經(jīng)理應(yīng)和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹立崗位責(zé)任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。
2、編寫過程中，各部門的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫技術(shù)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和審核。
3、人力資源部可靈活選用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級關(guān)系、對內(nèi)對外的聯(lián)系、任職資格等要素。
4、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，還應(yīng)建立起崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。
說明
職務(wù)說明：陳述工作任務(wù)和職責(zé)的文件。應(yīng)切題而準(zhǔn)確，簡要說明期望員工做什么、應(yīng)該做什么，應(yīng)怎么做和在什么情況下履行職責(zé)。
1. 工作識別：包括工作名稱、部門、匯報關(guān)系和工作編號;一個好的工作名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項工作與另一項工作區(qū)別開來;不好的工作名稱常使人產(chǎn)生誤解，例如行政秘書、經(jīng)理助理，其職責(zé)因組織的不同而不同;
