近年來(lái)，重慶專員辦一直高度重視檔案管理工作，不僅加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作和硬件設(shè)施的提升，還不斷強(qiáng)化檔案管理教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，提高檔案質(zhì)量管理水平和服務(wù)利用效果。通過(guò)不斷積極探索，努力實(shí)踐，在檔案管理工作中積累了一些經(jīng)驗(yàn)，取得了一些成效。重慶專員辦檔案工作在2005年底通過(guò)驗(yàn)收達(dá)到 “重慶市機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上，2008年又被重慶市檔案局評(píng)為“重慶市檔案工作優(yōu)秀集體”。
一是加強(qiáng)硬件建設(shè)。
重慶專員辦提前預(yù)到見(jiàn)檔案工作的重要性，在幾年前就利用辦公樓搬遷的機(jī)會(huì)，壓縮辦公室的面積，對(duì)檔案室進(jìn)行了重點(diǎn)規(guī)劃與建設(shè)，增大了庫(kù)存面積，改善了相關(guān)硬件設(shè)施，安裝有專用密集架10例，并配有微機(jī)、打印機(jī)、除濕機(jī)、滅火器、干濕溫度計(jì)等專用設(shè)備，幾年來(lái)還不斷更新和配備裝訂檔案等專用設(shè)施設(shè)備。
二是積極建章立制。
為了加強(qiáng)檔案管理工作，重慶專員辦先后建立了《文書(shū)立卷和檔案管理辦法》、《檔案工作人員職責(zé)》、《歸檔文件整理工作制度》、《檔案查閱制度和檔案保密制度》等有關(guān)制度，制訂了檔案分類大綱，歸檔范圍及保管期限表和立卷說(shuō)明，還建立了檔案進(jìn)出登記手續(xù)、檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、鑒定銷毀等制度。要求全辦人員嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，采用印發(fā)內(nèi)部管理制度手冊(cè)和上墻公告等形式，使制度公開(kāi)化、透明化，按制度進(jìn)行規(guī)范化管理。
三是責(zé)任分工明確。
重慶專員辦檔案工作由辦公室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理、接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)重慶專員辦的全部檔案材料，具體收集和整理上級(jí)來(lái)文和辦內(nèi)發(fā)文及各種簡(jiǎn)報(bào)、信息、簽報(bào)等。業(yè)務(wù)檔案按照職能范圍由各處室指定專人進(jìn)行收集、整理、歸檔，辦公室進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
四是年度集中整理。
將檔案集中整理工作納入年初計(jì)劃，在我們?nèi)耸稚�，外出檢查任務(wù)重的情況下，要求各處室每年3月底前將整理好的檔案資料移交辦公室，經(jīng)驗(yàn)收合格后，辦公室再按文件種類進(jìn)行裝訂整理，按件錄入并編輯目錄，分盒統(tǒng)一編號(hào)，建立檔案檢索工具，于5月底以前按要求歸卷入庫(kù)。
五是邀請(qǐng)專家指導(dǎo)。
為了進(jìn)一步提升檔案管理水平，除了派檔案管理人員參加部里或地方組織的培訓(xùn)外，重慶專員辦還積極邀請(qǐng)重慶市檔案局的專家對(duì)重慶專員辦的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，使重慶專員辦檔案管理逐步走上了規(guī)范化、制度上的軌道。
