近日，關(guān)于“大學(xué)畢業(yè)別讓檔案休眠”的報(bào)道引起社會(huì)關(guān)注，據(jù)統(tǒng)計(jì)，“棄檔族”日益擴(kuò)容，全國(guó)約有60萬(wàn)以上的棄檔族。這引發(fā)了人們對(duì)人事檔案這一事物的重新審視與再思考。
不可否認(rèn)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共政策工具，我國(guó)人事檔案制度對(duì)社會(huì)管理曾經(jīng)起過作用。但如今，現(xiàn)行人事檔案制度已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代轉(zhuǎn)型和社會(huì)進(jìn)步的需要，其弊端與缺陷越來(lái)越明顯。
體制內(nèi)外影響有別
“人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)等情況的歷史記錄，是確定職員工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系的憑證和參考。”青島行政學(xué)院副教授朱艷鑫在接受《中國(guó)科學(xué)報(bào)》記者采訪時(shí)這樣定義人事檔案的作用。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案制度對(duì)信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了一定的貢獻(xiàn)。“但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新的用工制度的建立，一些企業(yè)中人事檔案功能弱化，出現(xiàn)部分員工"棄檔"的現(xiàn)象。”朱艷鑫說道。
事實(shí)上，從上世紀(jì)90年代初期開始，大批企業(yè)關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)，新的用工制度逐漸建立，這導(dǎo)致人員流動(dòng)性增加，職工的檔案管理逐漸與企業(yè)分離。這意味著“單位人”開始向“社會(huì)人”轉(zhuǎn)變。加之1997年國(guó)務(wù)院下發(fā)《關(guān)于建立統(tǒng)一的企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的決定》，開始在全國(guó)建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也開始與人事檔案脫鉤。可以說，在目前人才市場(chǎng)化的背景下，人事檔案對(duì)流動(dòng)在“體制外”的人們來(lái)說，已顯得無(wú)足輕重。
而就是這對(duì)流動(dòng)人員來(lái)說“可有可無(wú)”的檔案，對(duì)體制內(nèi)工作人員的影響依舊重大。朱艷鑫舉例道：“對(duì)事業(yè)單位來(lái)說，員工的職稱晉級(jí)、職位提升、工資確定、退休、出國(guó)等,都需要根據(jù)人事檔案中的學(xué)歷、工作年限、政治表現(xiàn)等記錄來(lái)辦理。”
現(xiàn)行檔案制度的不足
“按道理說檔案應(yīng)該是隨著人的流動(dòng)走，”在提及現(xiàn)行人事檔案制度的弊端時(shí)，勞動(dòng)人事科學(xué)研究院研究員張一名對(duì)《中國(guó)科學(xué)報(bào)》記者說道，“但由于現(xiàn)在用工方式比較靈活，傳統(tǒng)檔案管理中的屬地、條塊、流動(dòng)和經(jīng)辦不是很便捷，所以造成了檔案在交接過程中的銜接有一些問題，可能出現(xiàn)"檔案沒有隨人走"的現(xiàn)象。我想在"棄檔族"中主動(dòng)放棄檔案的應(yīng)該不是很多，很多人還是因轉(zhuǎn)移不便造成的被迫棄檔。”
朱艷鑫認(rèn)為，現(xiàn)在多數(shù)單位的人事檔案制度依然沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的模式，實(shí)行“人檔不分”“檔隨人走”的封閉式管理，檔案管理機(jī)制不健全、管理機(jī)構(gòu)不專業(yè)、管理手段陳舊，管理方法落后。這些缺陷造成了以下人事管理方面的問題：
一是人事檔案信息含量不足，重視政治歷史、思想品德、家庭關(guān)系等內(nèi)容，輕視工作能力、現(xiàn)實(shí)業(yè)績(jī)，而且不及時(shí)添加新材料，出現(xiàn)人事檔案不連貫、碎片化;二是人事檔案信息內(nèi)容失真。存在涂改工齡、年齡，偽造學(xué)歷、職稱，銷毀證據(jù)材料等現(xiàn)象;三是制約人才流動(dòng)。人事檔案所有權(quán)歸單位，而職工對(duì)自己的檔案信息不具備知情權(quán)和使用權(quán)。當(dāng)職工的工作調(diào)動(dòng)與單位發(fā)生分歧時(shí)，單位可能利用人事檔案來(lái)約束和阻礙職工。
管理形式需升級(jí)
今天，新的人才觀和價(jià)值觀，使得用人單位更加注重“行動(dòng)中的事實(shí)”而非“牛皮紙袋”里的“單位意見”，“雙向選擇”的市場(chǎng)就業(yè)政策沖擊著固化的用人觀念，曾經(jīng)能夠左右人前途命運(yùn)的“單位意見”，不再成為限制個(gè)人自由發(fā)展的 “緊箍咒”。中國(guó)人民大學(xué)社會(huì)學(xué)系教授于顯洋在接受《中國(guó)科學(xué)報(bào)》記者采訪時(shí)表示：“很多用人單位在招聘時(shí)已經(jīng)很少以檔案中所記載的內(nèi)容來(lái)衡量應(yīng)聘者的水平和能力，更多的是看應(yīng)聘者的實(shí)際工作能力和表現(xiàn)。”
張一名也認(rèn)為，由于現(xiàn)在的用工方式發(fā)生了變化，用人單位可能更重視員工眼前的表現(xiàn)和現(xiàn)實(shí)的工作能力，對(duì)于保存在檔案中的信息不像以前那么看重了，這是我國(guó)用人制度變化的一個(gè)好方向。她同時(shí)表示，雖然人事檔案管理依然存在一些問題，但并不是說檔案不重要，而是應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)在的新形勢(shì)來(lái)完善檔案的管理，使得檔案的管理更便捷、流動(dòng)、方便查詢。
取消人事檔案管理制度不是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案管理制度仍然是必要的，但是需要“升級(jí)版”。
“根據(jù)現(xiàn)在新的用工方式的變化、信息化的發(fā)展和用人制度的改革，人事檔案管理制度可以充分利用發(fā)達(dá)的信息化手段來(lái)促進(jìn)檔案查詢和轉(zhuǎn)移的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。”張一名說道，“個(gè)人信用制度和個(gè)人信用信息平臺(tái)的建立和完善不能看作是對(duì)原來(lái)檔案制度的替代。信用平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的便利化，方便查詢和轉(zhuǎn)移，但其背后的檔案材料還是需要個(gè)人和機(jī)構(gòu)的共同努力來(lái)保證信息資料的完整和真實(shí)，這只是檔案管理技術(shù)手段的改進(jìn)，而不是替代。”
“通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄，增加信用檔案內(nèi)容是檔案管理的大勢(shì)所趨。”朱艷鑫這樣判斷人事檔案制度未來(lái)的發(fā)展方向，“但目前來(lái)看，由于各部門之間條塊分割，存在"信息孤島"現(xiàn)象，缺乏信息共享網(wǎng)絡(luò)，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，而且信息來(lái)源分散，信息甄別難度加大，因此需要配套措施予以保障。”
