淺談如何做好干部人事檔案管理
干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部人事政策，在錄用、培訓(xùn)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確地選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。干部人事檔案材料的內(nèi)容包括履歷材料，自傳類材料和鑒定、考核材料，報(bào)告?zhèn)�人有關(guān)事項(xiàng)的材料,考察材料，學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料，政審材料，加入黨團(tuán)的材料，獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料，處分材料，工資、任免、錄用、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、出國(guó)、離(退)休及各種代表登記表、審批表等材料，其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，干部檔案是維護(hù)干部合法權(quán)益的可靠憑證，干部檔案對(duì)干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用，干部人事檔案是研究組織工作規(guī)律的重要資料，干部人事檔案是黨和國(guó)家的寶貴史料，也是垂訓(xùn)后世的寶貴財(cái)富。因此，在新時(shí)期如何進(jìn)一步提高干部人事檔案管理水平，使檔案管理工作更好地為干部人事工作和服務(wù)，已成為一個(gè)不容忽視、不可回避的問(wèn)題。本文謹(jǐn)就檔案管理工作中存在的問(wèn)題、對(duì)策及思考方面談?wù)劀\薄的觀點(diǎn)和看法。
一、當(dāng)前清鎮(zhèn)市干部人事檔案管理的基本情況
至目前，清鎮(zhèn)市人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)管理全市副科級(jí)以下(除教育系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng))機(jī)關(guān)事業(yè)單位在編在職和退休干部人事檔案及黨群系統(tǒng)、六類機(jī)關(guān)工勤人員檔案6267冊(cè)，其中行政、參公人員檔案996冊(cè)，事業(yè)干部檔案1958冊(cè)，工勤人員檔案511冊(cè)，退休檔案2641冊(cè)，辭職辭退檔案48冊(cè)，開(kāi)除檔案55冊(cè)，死亡檔案58冊(cè)。清鎮(zhèn)市委組織部負(fù)責(zé)全市副科級(jí)及以上干部和黨群系統(tǒng)、六類機(jī)關(guān)干部人事檔案及副縣級(jí)以上干部人事檔案副本管理。清鎮(zhèn)市教育局負(fù)責(zé)全市副科級(jí)以下教育系統(tǒng)干部人事檔案及工勤人員檔案管理。清鎮(zhèn)市衛(wèi)生和食品藥品監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)全市副科級(jí)以下衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案及工勤人員檔案管理。
二、干部人事檔案工作存在的問(wèn)題
近年來(lái)，雖然組織和人事部門對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不斷進(jìn)一步加深，干部人事檔案管理工作有了明顯的提高，但是與現(xiàn)代人事檔案管理的基本要求相比，還存在不小的差距，在實(shí)踐當(dāng)中也存在不少的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)認(rèn)識(shí)還不夠到位，重視程度比較低。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)。一則抱著無(wú)關(guān)緊要的思想，認(rèn)為現(xiàn)在使用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，個(gè)人檔案沒(méi)有多大作用;二則抱著無(wú)需親為的思想，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓;再則，雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實(shí)際工作中并不夠重視，認(rèn)為干部人事檔案管理沒(méi)有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，人事檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。部分干部職工也對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為此項(xiàng)工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個(gè)人信息更新、歸檔材料及時(shí)上報(bào)等工作。一些單位雖然按照檔案管理的基本要求，建立了檔案室，但是并沒(méi)有按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員是辦公室人員兼任。這些非專業(yè)檔案管理人員，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，更難以保證人事檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。
(二)管理不夠完善，遺留問(wèn)題比較多。一是學(xué)歷材料和專業(yè)技術(shù)材料不完備。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步和發(fā)展，各級(jí)各部門對(duì)學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)要求越來(lái)越高，很多干部通過(guò)各種方式(如函授、進(jìn)修班、自考等)取得了相關(guān)學(xué)歷學(xué)位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，但沒(méi)有及時(shí)將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導(dǎo)致人事檔案中的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無(wú)法補(bǔ)辦現(xiàn)象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個(gè)單位工作，但入黨時(shí)所在的單位并沒(méi)有將他們的入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等材料放入個(gè)人檔案。此外也存在發(fā)展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現(xiàn)象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因?yàn)闆](méi)有及時(shí)歸檔，造成現(xiàn)在無(wú)法查找;由于政策或其他原因，個(gè)別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。
(三)立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不夠高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡兩歷一身份”(“三齡”即出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間;“二歷”：學(xué)歷和工作經(jīng)歷;“一身份”即干部或工人)記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一�，F(xiàn)行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業(yè)生登記表、入黨志愿書等大部分是16開(kāi)紙，如將A4紙剪裁為16開(kāi)大小，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)麻煩。三是材料歸類口徑變化多端，存在歸檔類別不規(guī)范、不準(zhǔn)確。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料未收集歸檔。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)行社會(huì)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、潛力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
(四)技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率比較低。在整理檔案過(guò)程中，大多數(shù)單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，都是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與新形勢(shì)下整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步、現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、干部人事檔案工作的對(duì)策及思考
(一)強(qiáng)化管檔意識(shí)，提高地位作用。要進(jìn)一步強(qiáng)化管檔意識(shí)，提高對(duì)干部人事檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決避免出現(xiàn)“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。同時(shí)，加強(qiáng)人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)技能。每位干部職工也要積極配合，及時(shí)將個(gè)人最新相關(guān)材料上報(bào)人事檔案管理部門歸檔
(二)把好兩個(gè)關(guān)口，保證檔案質(zhì)量。首先要從材料來(lái)源入手把好“入口關(guān)”。在接收干部人事檔案時(shí)，要嚴(yán)格審核，該由原單位負(fù)責(zé)的材料要求原單位負(fù)責(zé)收集，盡量減少、避免歷史遺留問(wèn)題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時(shí)，要達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的要求，避免形成新的遺留問(wèn)題。其次要從日常工作入手把好“更新關(guān)”，著重掌握“四個(gè)規(guī)律”。一是時(shí)間規(guī)律。在一定的時(shí)間內(nèi)，一些部門會(huì)形成一定內(nèi)容的材料，如重要節(jié)日里表彰先進(jìn)、年度考核形成的考核材料表格、工資情況變動(dòng)等，人事檔案管理人員要及時(shí)收集，防止時(shí)過(guò)境遷造成材料遺失和不全。二是變化規(guī)律。凡人事檔案記載的情況發(fā)生變化，就要相應(yīng)形成反映變化過(guò)程的材料，如職務(wù)、職稱變動(dòng)，必然形成職稱評(píng)聘表、任免審批表等。三是信息規(guī)律。如通過(guò)黨代會(huì)、人代會(huì)召開(kāi)，領(lǐng)導(dǎo)班子換屆等活動(dòng)可收集相應(yīng)的人事檔案材料。四是普遍規(guī)律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及時(shí)了解有關(guān)政策，不失時(shí)機(jī)地把有關(guān)檔案材料收集歸檔，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率
(三) 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案工作規(guī)章制度，使工作有序、有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用，真正為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況、選準(zhǔn)用好干部提供可靠的資料，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，充實(shí)干部檔案整理隊(duì)伍，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化治理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
(四)注重管理創(chuàng)新，提高利用效率。一是技術(shù)創(chuàng)新。加快檔案工作信息化建設(shè)步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是內(nèi)容創(chuàng)新。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，建立干部業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及任務(wù)完成情況收入檔案;建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料;建立干部認(rèn)可檔案，本著領(lǐng)導(dǎo)干部群眾認(rèn)可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可、經(jīng)營(yíng)人才市場(chǎng)認(rèn)可的原則，分別建立領(lǐng)導(dǎo)干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和推廣成果檔案、經(jīng)營(yíng)人員業(yè)績(jī)檔案。三是服務(wù)創(chuàng)新。在工作中注重實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅(jiān)持熱情服務(wù)，在干部的入黨、出國(guó)、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問(wèn)題時(shí)，盡最大努力用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高干部檔案的利用開(kāi)發(fā)使用效率。
