(一)檔案管理
第一條 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、工程資料、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第二條 檔案管理由公司機要秘書負責管理，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第三條 檔案的借閱與索取
(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事行政部經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔;
(2)公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù);
(3)借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔案由總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第四條 檔案的銷毀
(1)任何組織或個人未經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料;
(2)若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)行政部經(jīng)理批準后方可銷毀;
(3)經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
(二)印鑒管理
第一條 公司印鑒由公司指定專人負責保管。
第二條 公司印鑒的使用一律由董事長或總經(jīng)理簽字許可后，印鑒管理人員方可蓋章，如違反此項規(guī)定的后果由直接責任人員負責。
第三條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備存檔、查詢。
第四條 公司一般不允許開具空白介紹信或證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來,必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回銷毀。
第五條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
(三)各類證照的管理
第一條 各類證照包括營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證等與公司經(jīng)營相聯(lián)系的一切證照文本歸機要秘書管理。稅務登記證(包括國稅、地稅)有公司財務部管理。
第二條 借用各類證照時，必須說明用途、借用時間、歸還時間，經(jīng)審批(董事長或總經(jīng)理批準)后，方可借閱、復制。
第三條 各類證照的年檢均由公司行政部統(tǒng)一辦理，其中稅務登記證由財務部間單獨進行年檢。
(四)公文打印管理
第一條 公司公文的打印工作由行政部負責。
第二條 各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交行政部打印。
第三條 公司各部門所有打印公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第一條 辦公用品的購買：
(1)每月月底前，各部、室負責人將該部門需要的辦公用品制定計劃提交行政部;
(2)行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經(jīng)董事長或其委托人審批后負責將辦公用品購回，并根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部門主管簽字領回;
(3) 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準后方可領用;
(4)公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作;
(5)負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、庫存合理、開支適當、用品保管好;
(6)負責購發(fā)辦公用品的人員建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字;
(7)辦公室用品管理一定要做到規(guī)范、整潔，注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第二條 勞保用品的購發(fā)
勞保用品的配給，由行政部根據(jù)各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
(六)庫房管理
第一條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號建立入庫單。
第二條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如有發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。
第三條 物資入庫后，應當日填寫入庫單。
第四條 嚴格執(zhí)行入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，并由專人領取;大件物資必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可出庫。
第五條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。
第六條 嚴格管理帳單資料，所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
第七條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊管理
第一條 公司行政部每半年按照公司的要求做出訂閱手續(xù)。
第二條 人事行政部管理人員每日負責將報刊取回并整理好，整齊夾放在報刊架上。
第三條 任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政部經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。
第四條 報刊只可在報刊存放處翻閱，嚴禁攜帶、外借到別處。
第五條 報刊翻閱完后掛回報刊架，嚴禁隨處亂扔，保持環(huán)境整潔。
第六條 訂閱報刊是為了了解各類信息，嚴禁任何人裁剪、私藏報刊。
第七條 過期報刊由報刊管理人員負責收集處理給廢舊回收站，所得款項交到財務室。
(八)、易耗品和固定資產(chǎn)管理
必須嚴格按照規(guī)定：負責對每個月易耗品進行一次徹底的易耗品盤點清查并交由交行政部存檔、督促使用情況;同時，每季度或不定期對固定資產(chǎn)(含建筑物物業(yè)及裝修附屬物)進行細致的檢查、盤點、分類列表，交由行政部存檔，如有損毀應及時做出報廢或維修建議。誰在崗誰簽字，誰簽字誰負責。
(九)、食堂管理
第一條 組織人員加強對食堂進行有效的管理，保證食堂飯菜的質(zhì)量及安全衛(wèi)生，保證員工按時用餐。
第二條 就餐一律在飯?zhí)眠M行，辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁烹煮進餐。
第三條 公司食堂實行訂餐制度，要在公司食堂就餐需每日9點前報餐給飯?zhí)霉ぷ魅藛T;如未報餐，食堂工作人員將不為其準備飯菜。
第四條 本公司員工就餐執(zhí)行每日報餐，月底統(tǒng)計，財務扣除餐費。
第五條 餐費隨市場物價酌情進行調(diào)整。
第六條 任何人未經(jīng)允許嚴禁借用公司食堂進行招待烹煮。
第七條 任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。
第八條 食堂采購物品由公司行政部指定專人采購。
(十)、組織開展公司文化
通過開展各種形式多樣的文化娛樂活動，對內(nèi)增加員工間協(xié)作能力和凝聚力，對外提高公司的知名度。
(十一)、寬帶網(wǎng)管理
第一條 各部門要根據(jù)工作需要開通網(wǎng)絡。
第二條 網(wǎng)絡系統(tǒng)服務于公司各部門的工作需要，行政部負責管理網(wǎng)絡，如遇某個部門特殊工作需要，可限制其他部門使用以提供暢通的網(wǎng)絡環(huán)境。
第三條 禁止上班時間下載與工作無關的資料。
第四條 禁止上班時間打開與工作無關的網(wǎng)頁或視頻，造成其他同事無法正常使用網(wǎng)絡。
第五條 寬帶設備實行每日上班打開，下班關閉管理。
(十二)、門道及鑰匙管理
第一條 公司所有門道的鎖匙發(fā)放和配備途徑：①使用人申請→部門主管批準→行政部批準→行政部配發(fā)給使用人;②部門主管申請→行政部批準→行政部配發(fā)給使用人。
第二條 嚴禁任何人未經(jīng)批準，私自配備鎖匙或將公司門道密碼鎖號告訴其他員工或外人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即給予嚴厲處理，如造成公司財物丟失的，由當事人負全部責任。
第三條 各類辦公區(qū)域、管理區(qū)域和各類文件柜的鑰匙應一式二把，一把由使用人保管，一把留存由行政部指定專人保管。
第四條 行政部對公司各類辦公區(qū)域和辦公區(qū)域各類文件柜留存鑰匙加以標示，統(tǒng)一進行分類管理。公司各管理區(qū)域由該管理區(qū)域的主管負責保管留存鑰匙。
第五條 保險柜鑰匙及密碼原則上只由保險柜使用人持有。變換保險柜使用人時須同時請專人來變動保險柜密碼。
第六條 鑰匙不慎遺失，須立即報告本部門主管及行政部，由行政部做出處理意見及登記備案。
第七條 鎖頭損壞需換鎖時，須報部門主管、行政部進行維修。重點部位門鎖應立即進行更換，更換時間不能超出24小時，若因更換時間延誤造成的損失由更換人負責。
第八條 如遇人員交接，交接人須辦理好鑰匙交接手續(xù)。
(十三)、負責公司文件的處理和車輛管理
第一條 公司文件的處理具體由公司機要秘書負責。
第二條 車輛管理規(guī)定詳見公司《車輛管理制度》。
(十四)、空調(diào)管理
第一條 公司所有空調(diào)在下班時間或上班時間辦公室工作人員長時間外出辦事時，必須把空調(diào)關掉，以免造成不必要的浪費。如果下午下班忘記關空調(diào)，該辦公室人員記過一次，扣50元/次;若空調(diào)整晚運行，該管理區(qū)域內(nèi)的值班人員都未發(fā)現(xiàn)或巡邏發(fā)現(xiàn)后未及時通知部門主管處理的，值班人員與當事人同過，扣20元/次。
第二條 中午休息時間，員工可開兩個辦公室的空調(diào)，分別給予男職工和女職工休息。
第三條 空調(diào)運行期間禁止開窗，開門，但窗簾必須打開。
(十五)、通訊管理
第一條 固定電話管理
(1)公司行政部負責公司所有固定辦公電話的開戶、維護管理。
(2)原則上取消固定電話的長途功能及聲訊通話功能，確因工作需要開通長途功能的，應充分利用長途電話IP功能，控制長途電話費用。
(3)禁止使用公司電話撥打私人電話，凡發(fā)生因私撥打電話的，除扣除通話費外，公司將視其情節(jié)嚴重進行相應的處罰。
第二條 移動電話管理
(1)公司員工手機自備，公司不予購買和開戶等手續(xù)。
(2)公司根據(jù)一些工作崗位的特殊性質(zhì)給予話費報銷額度。
(3)享有報銷話費資格的員工于每月15日前憑本人正式通訊發(fā)票(機打帶實名制發(fā)票，且非預存話費發(fā)票)在核定的額度內(nèi)據(jù)實報銷上月話費。票面金額超出核定額度的，由員工個人自己承擔。
(4)報銷程序：申報人填單??→人事行政部主管??→財務部主管??→出納
(5)工作日不足本部門應出勤天數(shù)一半的只予報銷核定額度的50%通訊費;工作日超出本部門應出勤天數(shù)一半的予全月報銷。
(6)享有報銷手機話費資格的員工，必須將手機號碼報給公司人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一列入通訊錄公布;如果員工手機號碼發(fā)生變更，必須及時將新號碼通知行政部重新登記，否則公司將不予報銷手機話費。
(7)享有報銷手機話費資格的員工，必須保證每天24小時處于開機狀態(tài);一個月內(nèi)若有三次以上因公聯(lián)系不上的，公司將取消該員工當月手機話費報銷;如果連續(xù)兩個月有類似情況者，公司將取消該員工手機話費報銷資格。
(8)嚴禁將公司電話及公司領導電話列入“黑名單”(手機的此類功能)，如經(jīng)查實，將取消該員工手機話費報銷資格，并根據(jù)公司的相關制度給予處罰。
(十六)出差管理
第一條 員工因公赴外地出差的，出差前應認真填寫《出差申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準行政部備案后，方可出行。
第二條 需要預借差旅費的員工，憑《出差申請表》經(jīng)財務經(jīng)理簽字后，到財務部門辦理借款手續(xù)。
第三條 員工因公赴外地出差，確需住宿的，原則上應不超過公司規(guī)定的住宿標準，規(guī)定超標部分由個人承擔，標準之內(nèi)的憑住宿發(fā)票據(jù)實報銷。
第四條 員工出差歸來后10日內(nèi)應完成差旅費報銷手續(xù)。員工報銷差旅費時，應按財務報銷制定要求填寫報銷憑據(jù)，同時附上相關憑證和《出差申請表》附后。
第五條 員工在出差期間遇休息日、節(jié)假日未工作的和工作日延長工作時間的不計為加班。
(十七)電話接待服務規(guī)定
第一條 接聽電話規(guī)范：
(1)響鈴時。電話鈴聲響起之后，應盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內(nèi)，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。
(2)找人時，來電話指名找人，應先禮貌問清來電人員的身份然后迅速把電話轉給要找的人，在經(jīng)得被找人同意后方才將來電接通。如果不在，應明確告訴對方，如果需要留言，必須做好記錄。
(3)接聽時。一般由公司指定的職員接聽，但是，新職員對公司情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。
(4)聲小時。對方說話聲小時，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點小”。
(5)通話時。通話時如果有其他客戶進來，不得置之不理，應該點頭致意。如果需要與同事講話，應有禮貌地說“請您稍后”，然后捂住送話筒，小聲交談。
(6)中斷時。通話中突然中斷，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。
(7)掛斷時。打完電話，一般情況下電話應由撥打者先掛斷，不要自己先掛斷電話，主動等對方掛斷之后再輕輕放下。
(8)高峰時。在業(yè)務通話高峰時盡量不要往外打電話，不要占線時間太長。
第二條 接聽電話禮儀
(1)工作中通電話聲音要輕柔、自然、聲量適中，咬字清晰，同時不要影響到其他同事工作。
(2)電話機旁準備好紙、筆進行記錄，確認記錄下的時間、地點、對象和事件等重要事項準確無誤。
(3)接聽電話時，與話筒保持適當?shù)木嚯x：耳朵緊貼聽筒、嘴唇離話筒保持正常距離。
(4)通話時，不要使用過于隨便的語言或說話口齒不清。
(5)沒聽清楚對方談話內(nèi)容時要有禮貌的要求對方再次復述，嚴禁不聽清楚自己亂猜想或置之不理，從而導致工作失誤。
(6)嚴禁板著面孔接聽電話、通話時聲音矯揉造作，不自然或通話時間過長時，趴在桌上接聽電話。
(7)嚴禁用力擲話筒。
(十八)、附則
第一條 公司辦公室負責為各部門收發(fā)信件、郵件。
(1)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，自己送往郵局;
(2)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā);
(3)各類掛號信，凡因公需掛號者，須經(jīng)各部門主管批準，人事行政部登記后方可郵發(fā);
(4)、簽收信件時，須與當事人聯(lián)系確認后方可簽收。
第二條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展，有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請總經(jīng)理批復后實行。
