進一步提高本機關檔案工作水平，逐步實現(xiàn)機關檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，制定行政單位檔案管理制度
行政單位檔案管理制度【1】
檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學校有關規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領導批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。
行政單位檔案管理制度【2】
為加強鄉(xiāng)政府及其辦公室的檔案管理工作，確保檔案完整與安全，更好地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)等有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。
一、歸檔范圍
(一)上級機關形成的需歸檔的公文、材料。具體包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料。
2、上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。
3、上級機關領導視察、檢查本地區(qū)本機關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料。
(二)本級機關形成的需歸檔的公文、材料。具體包括：
1、會議材料以及其他重要材料，包括會議通知、工作報告和領導講話、會議決議和紀要等文書材料。
2、鄉(xiāng)人民政府印發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿及正式文件、蓋有政府及辦公室印章的各種文件材料。
3、本機關的請示與上級機關的批復文件;下級機關的請示與本機關的批復文件(收集時注意將請示和批復作為一件保存)。
4、本機關及其內(nèi)部職能機構活動形成的工作計劃、總結、報告，各科室工作中形成的各種公文。
5、本機關的各種財務報表、憑證、賬簿等會計資料(由財政所按《會計檔案管理辦法》進行整理、歸檔，移交鄉(xiāng)黨政辦統(tǒng)一保管)。
6、本機關黨支部、工會和內(nèi)部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料。
7、本機關領導公務活動形成的重要文件材料，從外機關帶回的與本機關有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。
8、本機關簽訂的各種合同、協(xié)議書、條約、議定書、協(xié)定等有關文件材料。
9、本機關的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機關重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片。
10、本機關各種印章，本單位法人的印章;單位成立文書、印章啟用批準文書、印章防偽標志及說明等。
11、本機關財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。
12、本機關干部組織人事檔案(按《干部檔案工作條例》的歸檔要求進行整理后立卷歸檔)。
二、檔案歸集
(一)鄉(xiāng)政府辦公室黨政辦負責機要文件和鄉(xiāng)政府及其辦公室各種文件、電報、聲像材料的收集、整理、歸檔、立卷、保管、銷毀、移交等工作。
(二)鄉(xiāng)政府辦公室各辦公室每年1月底前將上年度應歸檔的檔案資料移交黨政辦,不得積存零散檔案。
(三)檔案立卷應嚴格把關，認真審核正文、底稿、字跡、附件、圖表是否清晰、完整。嚴禁用鉛筆、彩色筆、純藍墨水書寫、審批文件、電報。對不符合歸檔要求的檔案資料，一律退回重辦或補辦。
(四)鄉(xiāng)政府及其辦公室領導外出開會帶回的文件、資料,應按規(guī)定交黨政辦統(tǒng)一處理后進行整理、歸檔、立卷、保管。
三、檔案查閱
(一)凡查閱檔案資料者,須持本單位介紹信,經(jīng)政府辦公室主任或分管黨政辦的副主任同意后，方可到黨政辦辦理檔案查閱手續(xù)。
(二)來檔案室查閱檔案資料,應自覺愛護檔案,做到輕拿輕翻,不得損壞。嚴禁在檔案資料上圈點、涂改、劃線、折疊、抽取及污損。
(三)檔案案卷只供查閱使用,一般情況下不予外借,確需復印案卷有關內(nèi)容的,應經(jīng)鄉(xiāng)政府辦公室主任或分管黨政辦的副主任同意后,方可復印。
四、檔案保管
(一)歸檔范圍內(nèi)的所有文字、聲像、照片、圖表等資料一律交鄉(xiāng)政府黨政辦檔案室(以下簡稱檔案室)統(tǒng)一保管。
(二)檔案室應配備防火、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防潮等安全設施。
(三)檔案室內(nèi)禁止吸煙或存放易燃品和食品。
(四)檔案室應保持清潔、衛(wèi)生，堅持經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時消除。
(五)存放檔案室的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定和保管期限，及時移交鄉(xiāng)檔案局。
五、檔案管理
(一)檔案管理工作應認真貫徹黨和國家關于檔案工作的方針、政策，嚴格按照《檔案法》等法律、法規(guī)進行管理。
(二)違反檔案管理法律、法規(guī)及有關規(guī)定，使檔案損壞、丟失，造成嚴重后果的，將依據(jù)《檔案法》等法律、法規(guī)的有關規(guī)定對有關責任人進行處理。
行政單位檔案管理制度【3】
第一條為了進一步提高本機關檔案工作水平，逐步實現(xiàn)機關檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。
第二條機關檔案是指在各種會議、活動和機關日常工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條機關的檔案工作必須嚴格遵循國家有關法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關原則、規(guī)定，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
第四條機關檔案工作的組織領導：
(一)機關的檔案工作由主管領導，檔案員具體負責，其業(yè)務工作接受上級檔案部門的指導與監(jiān)督。
(二)機關檔案確定一名領導分管檔案工作，檔案員負責本機關各有關資料的收集、整理、歸檔工作。
(三)辦公室應視情況酌情加大投入配備設施，運用計算機等現(xiàn)代化科技手段管理檔案，廣泛運用計算機檢索，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(四)機關各辦工作形成的有關資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網(wǎng)絡，確保機關檔案的完整和齊全。
第五條本機關檔案工作職責
(一)統(tǒng)一管理本機關的全宗檔案;
(二)對機關日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;
(三)為檔案的利用提供服務;
(四)檔案的統(tǒng)計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。
第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案管理部門的要求規(guī)范操作。
第七條各類材料的歸檔時間為：紙質文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。
第八條加強檔案的安全保護，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案完整。
紙質材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應分別保管。
第九條檔案利用的原則：
(一)檔案人員嚴格遵守保密制度，保守機密。不隨意提供檔案或擴大利用范圍。
(二)本機關工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)有關領導同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經(jīng)辦公室主管領導批準。
(三)借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔案要嚴加愛護，嚴禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關規(guī)定予以處理。
(四)檔案借閱用畢后要及時歸還。借閱時間一般不得超過15天;如繼續(xù)借閱，須另行辦理繼借手續(xù)。
第十條對借閱較重要的檔案，并已利用的，應及時做好利用效果的登記工作。
第十一條做好檔案的統(tǒng)計工作，每年立卷歸檔完畢后，進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表，按時報檔案行政管理部門。
第十二條根據(jù)保管期限的規(guī)定，應對本機關檔案定期進行鑒定。鑒定工作在機關主管檔案工作的負責人主持下，由上級有關部門組成鑒定小組，對已到期的檔案進行鑒定，提出保存或銷毀檔案。
