、文書結(jié)案后，原稿由檔案專員歸檔，經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。
、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。
、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
點收文件后，應(yīng)依下列方法收拾：
、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應(yīng)力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得于三級之后另增四級“細類”。如案件不多，亦可僅應(yīng)用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應(yīng)用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa—bbccd—ee，aa為經(jīng)辦部門代號，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。
檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明簡要，以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有必定范圍，不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn)；其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用必定次序依次排列，以便查閱。
檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預留若干空檔，以備將來組織擴展或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。
