財(cái)務(wù)情況說明書是對企業(yè)一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)、利潤實(shí)現(xiàn)及分配等情況的綜合性分析報(bào)告，是財(cái)務(wù)報(bào)告的重要組成部分。它既是閱讀報(bào)表的前提條件，也是對會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)容的若干補(bǔ)充。
一、要明確編寫財(cái)務(wù)情況說明書的要求
編寫財(cái)務(wù)情況說明書一般要做到突出重點(diǎn)、兼顧一般；注重時(shí)效、觀點(diǎn)明確、抓住關(guān)鍵；客觀公正、真實(shí)可靠；報(bào)告清楚、文字簡練。具體如下：
1．突出重點(diǎn)、兼顧一般：如對上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)比較關(guān)心的問題和當(dāng)前經(jīng)濟(jì)運(yùn)行重點(diǎn)、熱點(diǎn)、變動(dòng)指標(biāo)比較大的情況進(jìn)行分析。
2．注重時(shí)效、觀點(diǎn)明確、抓住關(guān)鍵：注重時(shí)效就要求及時(shí)將財(cái)務(wù)情況說明書編寫出來，否則，時(shí)過境遷，分析報(bào)告就失去作用。為此，要在“快”字上下功夫，這就要求平時(shí)多積累信息，信息越多，寫出材料就越好，不僅對數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集，還要對環(huán)境數(shù)據(jù)（非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，國家宏觀政策，財(cái)政部制定并出臺(tái)的相關(guān)政策）也要進(jìn)行搜集。在報(bào)告期結(jié)束前即把分析表所需的本期數(shù)、上期實(shí)際數(shù)填好，做好必要的調(diào)整指標(biāo)及可比口徑等準(zhǔn)備工作；在報(bào)告期末與財(cái)務(wù)報(bào)表工作緊密配合，及時(shí)進(jìn)行有關(guān)指標(biāo)的分析。時(shí)效性對報(bào)告質(zhì)量影響很大，若時(shí)效性不強(qiáng)，對決策意義不大，甚至出現(xiàn)負(fù)面影響。觀點(diǎn)明確就是讓人看出你寫的當(dāng)期經(jīng)營情況到底怎么樣，不能模棱兩可，總之一句話知道你要講什么。抓住關(guān)鍵就是要有主有次抓住問題，讓人看出企業(yè)當(dāng)期經(jīng)營情況到底怎么樣。
3．客觀公正、真實(shí)可靠：客觀就是既要肯定成績，又要指出問題，既要報(bào)喜，又要報(bào)憂；真實(shí)就是說明情況和問題要實(shí)事求是，有一說一，有二說二，不夸大，不縮小，不隱瞞或歪曲事實(shí)真相，不搞假數(shù)據(jù)真分析。
4．報(bào)告清楚、文字簡練：一篇文章要結(jié)構(gòu)清楚，看的人也舒服，如果缺乏條理、缺乏邏輯你分析的再好也可能達(dá)不到效果，因此要做到文字簡潔精煉，篇幅不宜冗長，不要貪多求全，要突出重點(diǎn)。
二、要制定財(cái)務(wù)情況說明書相對固定的編寫格式
公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況編制財(cái)務(wù)情況說明書固定格式，因財(cái)務(wù)情況說明書是一份公文，其應(yīng)有相對固定的格式，便于公司投資者、債權(quán)人和管理者的閱讀與理解，更好地為他們提供信息。筆者認(rèn)為，一份完整財(cái)務(wù)情況說明書應(yīng)主要包括以下幾方面：
1．企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況。企業(yè)主營業(yè)務(wù)范圍和附屬其他業(yè)務(wù)，納入年度會(huì)計(jì)決算報(bào)表合并范圍內(nèi)企業(yè)從事業(yè)務(wù)的行業(yè)分布情況；未納入合并的應(yīng)明確說明原因；企業(yè)人員、職工數(shù)量和專業(yè)素質(zhì)的情況；報(bào)表編報(bào)口徑說明。本年度生產(chǎn)經(jīng)營情況，包括主要產(chǎn)品的產(chǎn)量、主營業(yè)務(wù)量、銷售量（出口額、進(jìn)口額）及同比增減量，在所處行業(yè)中的地位，如按銷售額排列的名次；經(jīng)營環(huán)境變化對企業(yè)生產(chǎn)銷售（經(jīng)營）的影響；營業(yè)范圍的調(diào)整情況；新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝開發(fā)及投入情況。開發(fā)、在建項(xiàng)目的預(yù)期進(jìn)度及工程竣工決算情況。經(jīng)營中出現(xiàn)的問題與困難，以及需要披露的其他業(yè)務(wù)情況與事項(xiàng)等。
2．利潤實(shí)現(xiàn)、分配及企業(yè)盈虧情況。主營業(yè)務(wù)收入的同比增減額及主要影響因素，包括銷售量、銷售價(jià)格、銷售結(jié)構(gòu)變動(dòng)和新產(chǎn)品銷售，以及影響銷售量的滯銷產(chǎn)品種類、庫存數(shù)量等。成本費(fèi)用變動(dòng)的主要因素，包括原材料費(fèi)用、能源費(fèi)用、工資性支出、借款利率調(diào)整對利潤增減的影響。其他業(yè)務(wù)收入、支出的增減變化，若其收入占主營業(yè)務(wù)收入10%（含10%）以上的，則應(yīng)按類別披露有關(guān)數(shù)據(jù)。同比影響其他收益的主要事項(xiàng)，包括投資收益，特別是長期投資損失的金額及原因；補(bǔ)貼收入各款項(xiàng)來源、金額、以及扣除補(bǔ)貼收入的利潤情況；影響營業(yè)外收支的主要事項(xiàng)、金額。利潤分配情況利潤表中的項(xiàng)目，如兩個(gè)期間的數(shù)據(jù)變動(dòng)幅度達(dá)30%（含30%）以上，且占報(bào)告期利潤總額10%含10%）以上的，應(yīng)明確說明。說明內(nèi)容還包括：會(huì)計(jì)政策變更的原因及其對利潤總額的影響數(shù)額，會(huì)計(jì)估計(jì)變更對利潤總額的影響數(shù)額。
3．資金增減和周轉(zhuǎn)情況。各項(xiàng)資產(chǎn)所占比重，應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、存貨、長期投資等變化是否正常，增減原因；長期投資占所有者權(quán)益的比率及資產(chǎn)損失情況，包括待處理財(cái)產(chǎn)損益主要內(nèi)容及其處理情況，按賬齡分析三年以上的應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款未收回原因及壞賬處理辦法，長期積壓商品物資、不良長期投資等產(chǎn)生的原因及影響。流動(dòng)負(fù)債與長期負(fù)債的比重，長期借款、短期借款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款同比增加金額及原因；企業(yè)償還債務(wù)的能力和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況；三年以上的應(yīng)收賬款和其他應(yīng)付款金額、主要債權(quán)人及未付原因；逾期借款本金和未還利息情況。企業(yè)從事證券買賣、期貨交易、房地產(chǎn)開發(fā)等業(yè)務(wù)占用資金和效益情況。資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益項(xiàng)目中，如兩個(gè)期間的數(shù)據(jù)變動(dòng)幅度達(dá)30%（含30%）以上，且占報(bào)告期資產(chǎn)總額5%（含5%）以上的，應(yīng)明確說明原因。
三、通過運(yùn)用合適的分析方法對會(huì)計(jì)報(bào)表相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析
會(huì)計(jì)報(bào)表相關(guān)數(shù)據(jù)分析是以會(huì)計(jì)報(bào)表為依據(jù)，對企業(yè)償債、營運(yùn)和獲利能力所做出的分析，可使報(bào)表使用者正確揭示各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)系，能全面反映企業(yè)經(jīng)營成績和財(cái)務(wù)狀況。讓會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)“說話”，其方法很多，主要有以下幾種：
1．平衡分析法。利用“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”的平衡原理分析各賬戶間的關(guān)系及變化。
2．比較分析法，或叫對比分析法。如分析計(jì)劃完成情況，用實(shí)際數(shù)同計(jì)劃數(shù)進(jìn)行比較，來檢查分析計(jì)劃的執(zhí)行情況；如比歷史水平，用本期實(shí)際數(shù)同上期或歷史最好年份（或正常年份）的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，看發(fā)展變化情況；又如比先進(jìn)，用本企業(yè)數(shù)據(jù)指標(biāo)同本行業(yè)中的先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行比較，或用本企業(yè)的產(chǎn)品同國內(nèi)外同類產(chǎn)品的數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行比較，以便制訂趕超目標(biāo)等。
3．因素分析法，或稱連環(huán)替代法。先確定計(jì)劃與實(shí)際或本期與前期的差距諸因素，然后假定一個(gè)因素為可變，其余為不變，依法替換，以測定這些因素變動(dòng)對數(shù)據(jù)指標(biāo)的影響程度。
4．趨勢分析法。將數(shù)據(jù)指標(biāo)連續(xù)幾年排列在一起進(jìn)行比較，以測定本期財(cái)務(wù)狀況的變化趨勢。一般作成統(tǒng)計(jì)圖表加以比較，也可采用比較表。
5．比率分析法。用同期會(huì)計(jì)報(bào)表中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，求出它們之間的比率。國家規(guī)定工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)，就使用了這種方法。
通過采用二、三種分析方法，可以檢查企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃或目標(biāo)的執(zhí)行情況，評(píng)價(jià)經(jīng)營業(yè)績，并找出差距，查明原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)措施，為下一步經(jīng)營決策作出和制定經(jīng)營方針目標(biāo)提供依據(jù)。
四、要注重財(cái)務(wù)情況說明書的編寫步驟
1．做好資料的收集、積累、整理等準(zhǔn)備工作。這是提高工作效率和工作質(zhì)量的保證，應(yīng)從兩方面著手：數(shù)據(jù)指標(biāo)的收集和整理。如計(jì)劃數(shù)、定額、預(yù)算、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)、同類產(chǎn)品等數(shù)據(jù)，若平時(shí)注重收集則分析時(shí)就可信手拈來。典型事例的調(diào)查。對企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、會(huì)議、事件要注意了解掌握，必要時(shí)到現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，記錄在案，供編寫說明書時(shí)采用。調(diào)查到的情況有時(shí)可以從會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)得到證實(shí)，會(huì)計(jì)報(bào)表上的數(shù)據(jù)又可以進(jìn)一步擴(kuò)大線索，進(jìn)一步調(diào)查核實(shí)。使活情況與死數(shù)字結(jié)合起來，相互印證。使說明書既有數(shù)據(jù)又有實(shí)例，更具說服力。
2．要分工負(fù)責(zé)，協(xié)同作戰(zhàn)。大型企業(yè)一般情況下組織結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，分工細(xì)致，因此，在編寫財(cái)務(wù)情況說明說時(shí)不應(yīng)該也不可能由一人來完成全部的編寫工作，可以按照業(yè)務(wù)分工分頭編寫，并安排好進(jìn)度，最后由一人匯總修改，以防止相互矛盾。為使說明書編寫規(guī)范化，可規(guī)定一定程式，擬個(gè)提綱，列出大體框架，有些數(shù)據(jù)可列示表式留出空格，等到會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)出來再填進(jìn)表格內(nèi)，這有利于分工編寫，并能加速編寫過程。
3．審查上報(bào)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)將財(cái)務(wù)情況說明書向總經(jīng)理辦公會(huì)議匯報(bào)，經(jīng)討論通過后才能報(bào)出。
五、在編寫財(cái)務(wù)情況說明書中需要注意的一些問題
1．避免說套話、使用空洞的詞藻，要開門見山。
2．避免數(shù)字的文字化，拉長篇幅。一些數(shù)據(jù)用表式列示，可以省略文字表述。
3．避免有情況無分析。財(cái)務(wù)情況說明書要通過分析讓讀者了解企業(yè)在報(bào)告期的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總評(píng)價(jià)，還要知道哪些業(yè)務(wù)經(jīng)營得好，哪些業(yè)務(wù)經(jīng)營得不好等具體信息。不能只羅列現(xiàn)象，不分析問題，就數(shù)字論數(shù)字，搞數(shù)字游戲，例如有的指標(biāo)基數(shù)低，計(jì)算出來的完成率或者增長率可能很大，有時(shí)翻幾番、幾十番，夸大成績易使人誤解，因此要進(jìn)行分析，不能只看百分比。
4．不要把會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明寫進(jìn)財(cái)務(wù)情況說明書�！镀髽I(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》規(guī)定，對會(huì)計(jì)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目所作的解釋，屬于會(huì)計(jì)報(bào)表附注。它是為便于會(huì)計(jì)報(bào)表使用者理解會(huì)計(jì)報(bào)表的內(nèi)容而對會(huì)計(jì)報(bào)表的編制附加的說明，不應(yīng)作為財(cái)務(wù)情況說明書的內(nèi)容。
5．不要把財(cái)務(wù)情況說明書寫成經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告。在說明書中所表述的生產(chǎn)經(jīng)營情況只能是概括的，過于詳盡就成了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析。財(cái)務(wù)情況說明書主要是由財(cái)務(wù)部門編寫，不僅供內(nèi)部管理需要，而且要滿足企業(yè)外部特別是投資者和債權(quán)人對本企業(yè)了解、考核、評(píng)價(jià)和監(jiān)督的要求。
6．財(cái)務(wù)情況說明書是根據(jù)現(xiàn)成的數(shù)據(jù)資料經(jīng)過加工整理編寫的，應(yīng)憑數(shù)據(jù)說話。不要把財(cái)務(wù)工作總結(jié)、工作報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查研究、問題探討等寫入財(cái)務(wù)情況說明書。
通過明確編寫財(cái)務(wù)情況說明書的要求，并制定相對固定的寫作格式，在編寫財(cái)務(wù)情況說明書時(shí)采用較合適的分析方法與編寫步驟，并在編寫財(cái)務(wù)情況說明書時(shí)注意一些問題，一般就能編寫出一份合格完整的財(cái)務(wù)情況說明書，以便更好地為公司投資者、債權(quán)人和管理者提供報(bào)表資料信息及決策依據(jù)。
